Рекомендации по проведению праздничных форумов АА

Введение

За многолетнюю практику работы Анонимных Алкоголиков накоплен богатейший опыт проведения собраний АА за рамками обычных групп. Все чаще присылаются приглашения на форумы различного масштаба, проходят празднование юбилеев городского и государственного уровня или празднуется годовщина образования отдельной группы АА.
В чем же заключается привлекательность таких мероприятий для тех, кто в них участвует? Вероятно, здесь важны не столько стиль и форма, сколько дух и неповторимая атмосфера АА. Достаточно взглянуть на энтузиазм членов АА на любой такой встрече, и все сразу становится понятным. Здесь находишь дружбу, веселье, теплоту и взаимопонимание.
Как высказываются участники таких встреч: «Кто тут не был, все равно не поймет, что это такое, а кто побывал – уже не может в них не участвовать!».

Планирование, организация и проведение праздничного Форума.

Так как «Праздничные форумы» являются значительными мероприятиями АА, то в их подготовке и проведении желательно координировать работу местного организационного комитета с организационным комитетом при УСО АА. Многих ошибок можно избежать, если заранее изучить опыт, накопленный при проведении подобных встреч.
Организационный комитет при УСО АА и офис АА могут помочь в следующих вопросах:
• организовать информационное оповещение групп АА в Украине о Праздничном форуме.
• подготовить и провести в рамках форума встречу представителей городов по служению.
• организовать доставку литературы из офиса УЦО АА.
• предоставить апробированные сценарии проведения Праздничного форума.
• предоставить макеты рабочих материалов к предыдущим встречам (макеты листовок, бейджев и приглашений, макеты регистрационных бланков и т.д.).
Как только определена дата проведения праздничного Форума, разумно сразу создать оргкомитет по его проведению. Когда встречу проводят несколько групп, организационный комитет формируется путём посылки представителей от групп – организаторов.
После того, как представители собрались, они выбирают:
Председателя – который (с помощью одного-двух помощников) осуществляет общий контроль за организацией и проведением форума. Координирует работу ответственных за разделы работ; в случае необходимости, собирает оргкомитет.
Секретаря – он ведет все записи, включая протоколы собраний оргкомитета. Рассылает уведомления о собраниях оргкомитета и информирует обо всех происходящих событиях.
Казначея – отвечающего за финансовые дела, которые включают сбор денег; оплату расходов; консультирование председателя по вопросам движения денежных средств, запланированного и текущего уровня затрат.
Как подсказывает опыт, желательно, чтобы казначей имел срок трезвости не меньше четырех лет и значительный стаж работы в бизнес структурах. Так же, желательно что бы каждый платёжный документ подписывался председателем, секретарём и самим казначеем.
Многие оргкомитеты рекомендуют казначею в течение одного – двух дней после проведения форума предоставить полный финансовый отчёт, по схеме: «собрано - истрачено, остальное направлено…».


Назначаются ответственные за следующие направления работы:

• финансирование;
• выбор помещения;
• составить программу форума:
• информирование общественности (СМИ);
• приём и расселение гостей;
• регистрация;
• продажа литературы;
• питание (обеды, буфет);
• поддержание порядка;

Такие комитеты используют ценный опыт по организации таких мероприятий, накопленный с годами. Членство в таких комитетах, основываться на принципе ротации, когда новые члены добавлялись бы ежегодно, но пропорция опытных членов в любое время была бы одинакова.
Обсуждая проведение форума, старайтесь затронуть те моменты, которые вам понравились и не понравились в проведении предыдущих форумов, особенно, которые причиняли неудобства и раздражения. Вполне вероятно, их можно избежать.
Не стоит соревноваться в проведении форума, сравнивая его с подобными прошлыми мероприятиями или с праздниками в других регионах, но накопленный опыт, естественно, необходимо использовать.
Финансирование

Как покрываются затраты на проведение таких собраний, и как сделать так, чтобы не остаться в долгу? Затраты на организацию форума могут составлять несколько тысяч гривен, поэтому оргкомитет должен иметь ясную картину финансовых затрат задолго до дня открытия. Ничто не заменит здравого смысла. Необходимо по коммерчески подойти к управлению финансами, и держать расходы в рамках самых консервативных прогнозов в отношении размера доходов.
Существует несколько методов покрытия расходов:
Метод местного финансирования. Местные группы через своих представителей в оргкомитете, договариваются обеспечить покрытие всех расходов по организации мероприятия. В некоторых районах группы, в течение длительного времени делают взносы в фонд на проведение такого собрания.
Регистрационный взнос. Регистрационный взнос должен быть установлен на уровне, который обеспечил бы покрытие всех расходов, не привлекая собственные деньги групп.
Седьмая традиция. Один из методов покрытия дефицита, если это сделано с тактом и достаточным объяснением, заключается в сборе средств во время собрания. В некоторых случаях сборов седьмой традиции достаточно для покрытия расходов. Но, если этого не произошло, то покрытие дефицита остается обязанностью местных групп.

Выбор помещения для проведения форума.

К помещению предъявляются следующие требования:
Должен быть большой зал для проведения центрального собрания. Количество мест должно быть больше ожидаемого количества участников. Дополнительные помещения для проведения пресс – центра для СМИ, малых групп, круглых столов. Семинары и блиц – конференции могут проходить в том зале, где проходило центральное собрание.
Проведение двух мероприятий в одном зале, даже в разных углах, не рекомендуется, как правило, они будут мешать друг другу. Можно проводить группу в фойе, но при этом нужно подготовить стулья, чтобы не сидеть на полу.
В фойе, необходимо установить несколько столов и стулья для комитета регистрации и для продажи литературы АА.
Желательно иметь комнату оргкомитета, откуда ведется координация. На этой комнате должна быть табличка. У стола регистрации тоже должна быть информация, где находится эта комната. Неплохо бы иметь в этой комнате телефон, и дать номер этого телефона для связи приезжающим.

Информирование о форуме

Для оповещения групп АА о предстоящем форуме желательно заблаговременно сделать рассылку информационных листков о проведении форума в местные группы. Направить информацию, в региональные советы и центральный офис АА. Информация должна содержать точные данные о дате и времени проведения, месте проведения (адрес, как проехать), девиз форума, приблизительная программа встречи, адреса и ориентировочные цены в гостинице, контактные телефоны представителей оргкомитета в городе проведения.
Материалы и приглашения необходимо направить всем лицам и организациям, которые могли бы иметь заинтересованность к АА. Правильно было бы разослать приглашения в наркологии, социальные службы и их работникам лично, представителям здравоохранения и МВД, а так же в религиозные организации.
Если планируется участие иностранных гостей то, возможно, стоит сообщить информацию о форуме в «Grapevine», в раздел «Календарь событий». По правилам этого журнала делать это нужно не позднее, чем за полгода.
Хорошо бы сообщить о встрече «родственным» сообществам - Ал-Анон, Алатин и НА. Это делается местным оргкомитетом в городе проведения. Часто официально приглашают эти содружества на Форум как гостей, и, частично, как участников (Ал-Анон может провести свои группы для родственников-новичков; предусматривается выступление представителей этих содружеств на центральном собрании с приветствием и т.д.)
Замечание: когда готовятся приглашение на «Большое собрание», особенно для распространения вне АА (например, раздача в больницах, диспансерах и т.д.) – желательно не писать в «программе проведения» слова «сбор и регистрация». Слово «регистрация» может испугать новичков. Большинство членов АА понимает, что это просто запись имени и города, но новички этого могут не понять. Пишите просто - «начало собрания».
Местный оргкомитет также может связаться с местными СМИ и дать сообщения для жителей города о проводимом мероприятии.
Ответственный за связь с общественностью обеспечивает широкое оповещение, не нарушая принципа АА о привлекательности, а не навязчивости (рекламе) наших идей. Данная работа должна быть проведена в соответствии с духом традиций АА и достоинством.
Особое внимание в обслуживании «Праздничного форума» желательно уделить общему стилю оформления зала, помещений для малых групп и «круглых столов». Неплохо в том же стиле оформить приглашения, лозунги АА, символику и указатели.
Желательно предусмотреть установку в холле или вблизи места регистрации информационного стенда, доски объявлений, пустого плаката, на котором заинтересованные в контактах могут записать свои адреса.
Один из вариантов названия такого плаката – «Позвольте познакомиться».

Как составить хорошую программу форума

Иногда можно услышать мнение, что программа не самый основной аспект праздничного форума. Что главным является нечто другое - радость встречи с новыми и старыми друзьями, совместная работа ради общего блага, обмен опытом и надеждами друг с другом.
С другой стороны у некоторых участников, после встречи, остается чувство разочарования, из-за того, что программе не хватало воображения и вдохновения.
Видимо, необходимо учесть и то, и другое до начала форума.
Хорошо сбалансированная программа состоит из нескольких компонентов:
Тема. Часто, намного проще организовать программу вокруг простой темы. Темы могут быть следующие: “Единство”, “Мы признали…”, “Первым делом - главное!” или другие девизы АА. Это совсем не значит, что все мероприятия должны быть подчинены одной теме. Но наличие главной темы постоянно напоминает, что праздничный форум служит общей цели АА.
Основные мероприятия. Это открытые собрания, и др. Планируя проведение праздничного форума, председатель или ответственный за программу, намечает проведение нескольких крупных открытых собраний, хотя не обязательно друг за другом. Желательно наметить так же хотя бы одно закрытое собрание.
Большие открытые собрания способствуют сплочению участников, и предоставляют возможность решить определенные задачи, например, выбор места для проведения следующей встречи до основного сбора всех участников встречи. С другой стороны, большое количество открытых собраний может быть утомительным; обычно проводится три-четыре собрания в течение двух дней.

Центральное собрание.

Собрание желательно проводить не более 1,5 – 2-х часов, без перерыва, чтобы не терять внимание зала. Два ведущих, желательно с опытом ведения открытых собраний или юбилеев отдельных групп. Как правило, это - мужчина и женщина. Ведущие должны следить за регламентом собрания, не давать затягивать выступления, уметь, если надо, прервать. Они должны чувствовать, что собрание «уходит», сбивается с темы АА, и вернуть собрание в нужное русло.

Малые группы
Желательное проведение групп:
• Для новичков (1 Шаг)
• Ал-Анон (и стараться, чтобы пришедшие первый раз родственники пошли именно туда, а не на группы АА)
• Группа на тему служения – чтобы привлекать людей к служению.
Темы остальных групп подбираются, учитывая девиз собрания.
Количество групп зависит от того, сколько их можно разместить в снимаемом помещении. Обычно бывает четыре (три названных и еще какая - ни будь). Если возможно больше - хорошо. Но проводить группы в одной комнате, даже большом зале, но в разных углах - плохо, мешают друг другу. Надо стараться развести их.
На группы заранее назначаются ведущие из числа опытных членов АА.
Замечание:
Группа по служению для встречи представителей регионов, в том числе представителей служб АА не должна проводиться одновременно с малыми группами, чтобы не «уводить» достаточно опытных членов АА от участия в малых группах.

Круглые столы

Это собрания - обсуждения. Часто планируется проведение «круглых столов», вместо большого количества открытых собраний, чтобы не перегрузиться ими. Особенно это касается вопросов, которыми интересуется небольшая часть участников встречи.
Опыт показывает, что «круглые столы» на тему “Как работает Офис Обслуживания АА?” или “Зачем нужен УСО АА?” привлекают небольшое число людей, и поэтому являются не эффективными. Лучшей практикой является приглашение членов Совета в качестве спикеров, тогда они, обладая широкими знаниями об АА, смогут привлечь больше слушателей.
“Разумный подход” - два ключевых слова в планировании программы, в особенности, когда дело касается «круглых столов». Важно, чтобы количество выступающих было сбалансировано: нельзя уделять слишком много времени одному подходу к теме или выступающим из одного региона. Также все участники «круглого стола» должны представлять различные точки зрения и иметь различный опыт работы.

Спикерские митинги

В программу праздничного форума хорошо бы включить несколько спикерских митингов, особенно учитывая, что из других городов могут приехать опытные в работе по программе гости, а возможно прибудет и кто-то из-за рубежа. Главное, запланировать, что такое мероприятие возможно.
Такие встречи могут проводиться в различных формах. Одна из них заключается в организации собрания-обсуждения с участием двух-трех спикеров и одного председателя. Все спикеры выступают на определенную тему, и имеют лимит времени. Если это возможно, время для вопросов и ответов может быть отведено в конце собрания.


Культурная программа

Значение культурной программы велико. Где еще можно научиться трезво веселиться и наслаждаться культурными ценностями? Неизгладимое впечатление на новичков производит сама возможность трезво веселиться. Часто приходится слышать: Никогда бы не поверил, что так бывает, если бы не видел своими глазами.
Поэтому желательно, чтобы культурная программа, действительно была таковой, а не превращалась просто в «танцульки». На некоторых форумах, местные группы АА организовывают постановку спектаклей, концерты «Алло, мы ищем таланты!», вечера отдыха с танцами и конкурсами, массовые игры и т.д.
Они приглашают специалистов для «озвучки» залов, музыкальную группу или обеспечивают музыкальными записями, также, можно организовать обзорно - ознакомительные экскурсии по городу для участников форума.

Дополнительные мероприятия в рамках праздничного форума

• Расширенное заседание УСО АА.
Встреча представителей в УСО АА от региональных структур обслуживания и рабочих комитетов, представителей местных региональных Советов АА, интергрупп и вообще тех, кто интересуется положением дел в Украинском АА.
Местный оргкомитет должен только учесть это мероприятие в программе "Праздничного форума" и подготовить помещение для такой группы.
По времени эту группу желательно проводить в первый день, когда есть представители всех регионов. Опыт показал, что на второй день часть гостей разъезжается.

• Посещение больницы
Посещение наркологической больницы - это традиция «Праздничных форумов» АА. Это 12 Шаг. Обычно проводится на второй день. Важно, что это должно быть организовано. Должна быть договоренность с персоналом больницы, о допуске в отделение и сообщении пациентам о возможности встретиться и т.д.

• Посещение местных групп
Желательно для иногородних подготовить и размножить список групп города с адресами, указанием способа проезда, расписание их работы. Хорошо бы этот список выдавать на регистрации.
На «Праздничный форум» собираются представители разных городов, многие из них имеют большой опыт работы по программе. Их надо «использовать» на всю катушку. Лучше не ехать всем на одну группу, а «рассредоточить» по разным группам. Для этого возможно изменение графика работы местных групп или назначение дополнительных собраний.
• Ночная группа после первого дня
Из опыта проведения «Праздничных форумов» - после первого дня спонтанно возникает ночная группа, на которой присутствуют все, кто хочет. Обычно собираются представители разных регионов. Это не встреча по служению, которая проходит особо. Это именно группа АА. Часто она проходит в гостинице. Надо проработать этот вопрос заранее. Договориться о возможности гостям (в данном случае это будут местные члены АА) находиться в гостинице ночью. Если это невозможно - хорошо бы найти для такой группы помещение, которое расположено недалеко от гостиницы. Обычное время окончания такой группы 3-4 часа ночи.

Обеспечение анонимности.

Важно не забыть о вопросе анонимности. Мы заявляем, что мы охраняем анонимность, тем не менее, на «Праздничных форумах» ведется съемка, как фото, так и видео. Этот вопрос надо тщательно прорабатывать. Ведущие обязательно должны спросить в начале «Центрального собрания» - нет ли возражений против съемки и объяснить, кто и зачем ведет съемку (свои, для использования видеозаписи внутри АА, или это ТВ).
В случаях, когда «Праздничный форум» освещается в прессе, по традиции, прежде чем начать собрание, звучит просьба к представителям прессы в содействии сохранения анонимности.
Звучать она может следующим образом:
“Наша анонимность, также как и наша трезвость, является нашим бесценным достоянием. Мы просим наших гостей, в особенности представителей прессы и радиовещания, помочь нам в сохранении анонимности всех присутствующих и упомянутых сегодня алкоголиков.
Мы надеемся, что вы найдете полезную для вас информацию, и сможете унести ее с собой. Однако, мы, с уважением, просим вас воздержаться от упоминания каких-либо имен при ссылке на Анонимных Алкоголиков”.
Во избежание недоразумений, на «Центральном собрании» желательно дать сообщение о присутствии в зале представителей СМИ. Желательно предварительное собеседование с ними для разъяснения Традиции Анонимности АА и правил ее соблюдения.
Представили СМИ, в обязательном порядке, должны иметь отличительные знаки «Пресса».
К сожалению, в некоторых случаях, анонимность членов, особенно спикеров, может быть нарушена косвенно. Возможно, например, что оргкомитет, из-за излишнего энтузиазма, «рекламируя» проведение форума, может предоставить слишком много информации, в тоже время, не называя фамилий. В случае с известными людьми, их анонимность, с одной стороны защищена, с другой, нарушена, так как они, косвенно, могут быть узнанными людьми, которые знакомы с ними.
Существуют ли пути сохранения анонимности в подобных ситуациях?
Сначала всегда необходимо поинтересоваться у спикеров, какую информацию они хотели бы поместить о себе в «рекламных» материалах. Они, обычно, лучше знают какую информацию давать о себе. В любом случае, практика использования инициалов (а не фамилий) должна использоваться, как для защиты АА в целом, так и для отдельно взятых членов.


Встреча и размещение гостей

Желательно организовать встречу гостей, предоставление транспорта (если необходимо), обеспечение обратными билетами.
Желательно предусмотреть два варианта размещения гостей
1. гостиница
• рядом с местом проведения Форума
• желательно одна гостиница для всех иногородних, а не несколько разных.
• не дорогая
• если возможно – договориться с администрацией о посещении гостиницы в ночное время теми, кто в ней не проживает, для проведения «ночной» группы
В некоторых случаях местные члены АА, также снимают места в гостинице, чтобы иметь возможность участвовать в работе «ночной» группы
2. размещение по квартирам местных членов АА.
Это прекрасная возможность для членов местного АА «расширить свой кругозор», хотя зачастую в первый раз люди боятся или не хотят приглашать к себе гостей. Обычно прелесть такого «домашнего» общения понимают позже.

Организация регистрации

Основная цель «Праздничного форума» - работа с новичками. Поэтому желательно создать команду по встрече новичков. Чаще всего несколько человек стоят прямо у входа и «выделяют» новичков из входящих. По опыту тех, кто участвовал в таком деле - новичка всегда сразу видно. С новичком говорят, объясняют куда ему нужно подойти и т.д. Возможно, дарят ему какой-то буклет. Еще лучше, если у встречающих будет возможность остановить любого из известных им членов АА (поэтому встречающие должны также быть людьми, которые знают многих в местном АА) и «передать» им новичка. А еще лучше, если новичка «передавая с рук на руки», подведут к регистрационному столу, помогут зарегистрироваться (новичок может бояться регистрации, не понимая, что там от него хотят), и т.д. И так вплоть до начала собрания.
Самое главное, что новичок не должен быть брошен!
В команде «встречающих» хорошо бы иметь представителей Ал-Анона, которые бы могли поговорить с родственниками, которые приходят на встречу, сопровождая новичка.
• В фойе должен быть поставлен один или несколько столов регистрации. Хорошо бы иметь несколько регистраторов, чтобы не создавалась очередь. Практика показала, что разделение регистрации по каким либо признакам - первая буква имени или статус - нецелесообразна.
• В регистрационные листы вносится информация - имя и город, возможно название группы.
• Возможно, проводить регистрацию раздельно для АА, Ал-Анон, НА, «просто гости». Обычно подсчет количества людей по этим группам не проводится. Но на общем собрании говорится, что присутствуют представители Ал-Анона и т.д.
• Регистратор выдает «бейдж», где вписывает имя человека, город и название группы. Лучше, если на «бейдже» будет писать регистратор - чтобы не было поисков ручки, был хороший почерк и т.п. Для таких записей у регистраторов должны быть фломастеры (бейджи, канцелярию и бланки регистраций необходимо приготовить заранее).
• За определенное время до начала собрания (приблизительно 10-15 мин) один из команды регистраторов начинает обрабатывать регистрационные бланки. Его задача посчитать общее количество зарегистрировавшихся и составить список городов, представители которых присутствуют на «Праздничном форуме». Эта информация к началу собрания (или к моменту проведения переклички городов, а это почти в начале собрания) передается ведущим. При составлении списка городов важно записать все города, а ведущим потом все города объявить. Был опыт - какие-то города пропускались, что вызывало обиды. Если есть представители из других стран - это тоже должно фиксироваться.
• Если к «Праздничному форуму» подготовлены значки - они могут продаваться рядом с регистрацией или же вместе с литературой АА.
• Служба регистрации может выдавать программки «Праздничного форума» и списки групп города, если эти материалы подготовлены (а хорошо бы, чтобы были подготовлены).
• Во время регистрации гостям из других городов можно выдавать краткие информационные карточки с необходимой информацией: где находятся вокзалы, как туда проехать, как попасть с места проведения собрания до автовокзала, где находится гостиница, где ближайшая точка общепита.
• Записывать выступающих на Центральном Собрании необходимо вносить в «бланк записи для желающих выступить в ходе Ц.С.» и передать ведущим. За этим листком следит кто-то из группы регистрации. При записи на выступление желательно указать следующую информацию: имя, город, группа (АА, НА, Ал-Анон, и т.д.)
• Хорошо бы иметь еще дежурных от оргкомитета. Это не регистраторы, а люди, которые могут ответить на вопросы по всей организации мероприятия, которые в курсе всех дел. Возможно, они же будут следить за порядком на территории праздника, при необходимости просить не проводить фотосъемку, которая может нарушить анонимность участников встречи и т.п.
• Организаторы, группа обслуживания должны иметь какие-то отличительные знаки (яркие значки, бейджи, повязки, галстуки), чтобы их можно было выделить из толпы и обратиться к ним с вопросами при необходимости.

Продажа литературы

В фойе необходимо поставить один или несколько столов для продажи литературы АА.
Литература привозится исключительно из официальных структур обслуживания – УЦО АА в частности офиса УЦО АА. Для этого Ответственный за продажу литературы заранее делает заказ в офис УЦО АА.
Продажа литературы организуется местным оргкомитетом – для этого подбираются люди, которые будут материально отвечать за продажу литературы, если такой возможности нет, волонтёры офиса УЦО АА, по просьбе организационного комитета «Праздничного форума» организуют продажу, взяв ответственность на себя.
Если организационный комитет форума разрешает продажу «не канонической», сопутствующей АА литературы (литературы НА, Ал-Анон, психология), медалек АА, значков и другой атрибутики АА – ему необходимо организовать это отдельно от продажи «канонической» литературы одобренной всемирной Конференцией АА.

Питание – буфет

Очень важный момент - организация перерывов с чаем. Не забывайте, что некоторые Анонимные Алкоголики предпочитают больше общаться между собой за чаем, а не слушать спикера. Обеспечьте их этой возможностью – организовав чайные столы или буфет, потому что, как известно, голод не самое лучшее состояние для алкоголика. Буфет может быть организован своими силами или приглашена какая-то организация – это на усмотрение местного оргкомитета. Желательно, чтобы он работал в течение всего времени проведения форума, это длительное время, и участникам надо либо искать буфет, столовые, либо...
Общепринято на таких встречах, чтобы чай был бесплатный.
Все остальное - за деньги. Но чай - бесплатно!
Хорошо, если буфет сможет стать местом, где можно посидеть и спокойно поговорить. В этом смысле он должен быть отдален от того места, где проходят танцы, чтобы громкая музыка не мешала.
Желательно организовать питание гостей форума и во время регистрации выдавать специальные карточки, где написано, как добраться до ближайшей столовой, где для них зарезервированы (обеды, ужины и т.д.).

Поддержание порядка

Как показал многолетний опыт проведения «Праздничных форумов», что существует необходимость в организационном комитете группы людей, которая будет:
• Помогать гостям размещаться в залах собраний форума.
• Организовывать места для курения и поддерживать их в чистоте.
• При необходимости, помогать персоналу столовой разместить зарезервированных гостей и по возможности договориться за питание всем желающим.