Привет.
Мне эта тема очень близка. Тоже занимаемся подготовкой к празднику.
И я - занимаюсь этим впервые в АА
(по долгу службы занимаюсь в том числе и организацией выставок - чем-то похожее? - поэтому пробую использовать свой опыт и в АА).

Как первое - мы ищем место проведения. И собираем дружную команду единомышленников.

Вот еще в помощь брошюрка :

Первым делом конечно помещение. Самое оптимальное когда проживание , питание и собрания проходят в одном месте. С нас база отдыха требоваля 100 % предоплату проживания и почти 100% питания, поэтому со своих мы собирали со всех желающих принять участие до заезда и еще группа брала взаймы у членов группы сумму на предоплату за гостей. Это самый тонкий момент сумма=планируемое количество гостей * на суточное проживание и питание. Тут приходится рисковать чтобы не пролететь , не переплатить, но и оставить гостей без приюта нельзя. Далее приходится платить за аренду холла или зала под большое собрание эти расходы включали в рег. взнос.
Правильно сказано выше без сплоченной команды человек в 4-6 организация встречи будет головной болью.На очередном собрании предложи всем желающим вступить в орг комитет, остальных можно потом привлечь перед самой встрече с конкретным служением.
С этого начинай . Если это получится, тогда можно будет думать и о конкурсах и о темах собраний.
Да поможет тебе ВС. Удачи.

mvs
Спасибо уже начинаю.Спросить хочу зал под большое собрание в какую цену обходиться,чтобы хоть знать что не дурят?

Конец апреля - Астрахань - рыбалка, я только -За!!!!! Маньяки рыбной ловли присоединяйтесь.......
По поводу зала - иди в администрацию города пусть дают на халяву -в свете последних Путинских решений они просто обязаны это делать+ радио+ТВ + газеты+ участие наркологов города и области. Есть подобный опыт автопробегов по Лен.Обдасти.

дядя андрей
Брат, я тебе по отыту своему скажу. Один запаришься. Собери команду, распределите ответственность. Вася (к примеру) за гостиницы, Федя за зал где вся тусовка, Зина на связи и пр. А я к вам поеду, и самодеятельность поддержу (смотри чердак в "курилке" Капустники студии "АртА").

GuestЛуи
Спасибо за отклики а еще большее за желание приехать .
Я конечно один не потяну ,но команда есть .
Да рыбалка думаю сама организуется ,Волга никуда не денеться а вобла как раз в апреле попрет.

Цены - как договоришься. Мы например в целях экономии проводили большое собрание на поляне перед главным корпусом (в июне это даже клево, главное обеспечить всех посадочными местами). В начале мая , когда к нам зарулил автопробег проводили в столовой, конкурсы и развлекуха тамже где и большое собрание. Первый раз с нас на базе за холл запросили 1.5 тыс за два дня, второй раз апетиты выросли - запросили 3тыс за день. В холле были малые группы. Цена будет зависить от количества посадочных мест. Если есть возможность прорабатывайте несколько вариантов : 30 чел, 60 чел.(с хозяевами и гостями).Я думаю для первого болше может и не приехать, хотя как знать...
Если будете приглашать корреспондентов не забудьте про соблюдение 11 традиции.
Желательно не позднее месяца до начала определиться с местом и дать объяву с приглашением. Большое собрание должно быть открытым.
Когда определитесь с местом и ценами дайте инфу на сайт РСО и весвало.Неплохо было бы потом дать тудаже план мероприятий.
Попросите в инфе гостей заявлять свое участее заранее (например недели за две), хотя по опыту знаю изменения в количестве гостей будут до самого последнего дня.
Неплохо запланировать экскурсию по городу.

От нас до вас почти 1000 км, но если уговорю народ , то приеду, может быть даже с ночевкой в Вогограде.

дядя андрей
про зал..
Я начала с того, что предположила сколько гостей будет на 20-летии у нас.
В прошлом году зарегестрировано 380.
Присутствовало человек 500.. а то и больше . Не скажу точно - но зал на 350 мест оказался очень и очень маленьким - люди стояли в проходах и очень много человек было еще и снаружи. Поэтому в этом году ищем зал человек на 700...(рассматриваю тоже и на 600).

В нете и по справке узнала адреса и телефоны всех подходящих залов. Написала список. С ребятами собрались. Расределили - кто куда пйдет на преговоры и что будет спрашивать.

Таким образом список залов сузился до практически единиц.

Вот и начало.
Надеюсь на следующей неделе уже 100% определимся с местом.

Потом идем в администрацию города - за письмом разрешительным. Это письмо может помочь и в переговорах по снижению стоимости аренды. И в размещении рекламы в транспорте.

Буду по ходу движения писать тебе дальше..
Я люблю всякие таблички - списки составлять.
Смогу тебе сбросить свои - может пригодятся.

Также есть у меня и список гостиниц Минска - я в прошлом году занималась расселением гостей в Минске. Так что вот - уже кусок работы ортвалился - телефоны и стоимости примерные перед глазами. Человек отвественный за расселение уже пользуется готовым списком - все ж меньше работы.

И одной из задач ставлю - всю информацию по подготовке форума собрать - записать на диск и хранить в нашм офисе обслуживания. Чтобы не бегать за предыдущими организаторами. Тем паче.. что не всех найдешь..
Надеюсь облегчить жизнь тем, кто будет проводить форум в следующем году.

Вообще я себе так идеально все представляла - приходишь в офис - берешь папочку - там все написано - расписано
Ну что ж.. У меня есть шанс сделать это!

Потом идем в администрацию города - за письмом разрешительнылепотичка:)вот про это подробнее
Спасибо за опыт,я не замахиаюсь на такие масштабы как 350 человек у нас все скромнее тем не менее алгоритм действия мне ясен.Пиши обо всем можеш в личку.

Я тоже постараюсь приехать

Похоже пора составлять список.

дядя андрей
ой..и правда..
я же не знаю на какое количество людей ты расчитываешь...

Вообще очень уютно когда форум на какой-то турбазе, в доме отдыха или санатории... И там не нужен огромный зал - если участников человек около 100.. да и больше .. .. В случае чего можно использовать спорт зал - поставить скамейки (как например чейчас в Лиде у нас было - очень уютно и по-домашнему).

Буду писать... особенно о промахах.. Чтобы постараться их избежать в дальнейшем..

Хорошо бы в офисе взять доверенность,когда пойдешь договариваться,спрашивают,а вы кто?,это же госучреждения и им нужно договор заключать,не с Ваней Пупкиным же.

Лед тронулся решение о проведении и дату утвердили на рабочем.
В журнале выложил некоторые фото для знакомства и в качестве заманухи ,но и тут.

Возобнавляя тему спешу сообшить ,что на рабочем собрании определили дату 23 апреля ,24 апреля и 25 апреля.Сейчас думаем о программе выложим позже.Жду опыта от Вас ,что для ВАс интересно и что бы Вы хотели увидеть.
По возможности сообшите о своем желании приехать ,что бы приблизительно орентироваться на количество людей.
Для информации цена от Москвы до Астрахани около 1200р плацкарта.
от Питера 1700.По другим пишите ,узнаю как ехать и что.